Tips para organizar reuniones virtuales productivas

La adaptación del trabajo remoto nos obliga a organizar nuestro tiempo de una manera más productiva. El trabajo asincrónico es un reto para cualquier empleado y la efectividad de las reuniones dependerá de muchos factores. En Nómada Latam, queremos compartir algunas prácticas que han funcionado para nosotros. ¡No te reunas! Si lo que quieres discutir […]

La adaptación del trabajo remoto nos obliga a organizar nuestro tiempo de una manera más productiva.

El trabajo asincrónico es un reto para cualquier empleado y la efectividad de las reuniones dependerá de muchos factores. En Nómada Latam, queremos compartir algunas prácticas que han funcionado para nosotros.

1. ¡No te reunas!
   Si lo que quieres discutir puede ser explicado con un video corto o documento, ¡cancela la reunión! Uno de los mayores problemas del trabajo en oficinas son las reuniones innecesarias en las que no se discuten o resuelven problemas. Las empresas remotas evitan organizar reuniones innecesarias creando una documentación robusta o creando video guías con tecnologías como Loom.com

   Según diferentes estudios, empresas pierden del 40% al 60% de las horas laborales en reuniones improductivas.

2. Invita a los responsables de una tarea o problemaSi organizar la reunión es inevitable, limítate a invitar a aquellos que están relacionados con el tema a discutir. Es preferible no interrumpir el trabajo de colegas que están ocupados y cuyos roles y responsabilidades no están relacionados a la agenda discutida.
3. Preparar a las personas para la reunión virtual
   Es importante compartir materiales para prepararse con los invitados a una reunión. Así todos estarán preparados para contribuir con la discusión.
4. Define el día, la hora, la agenda y las tecnologías usadas para la reunión
   Es importante tomar en cuenta la herramienta utilizada para la conversación. Usa herramientas como Zoom, Skype o Google Meets y asegúrate que todos los participantes recibieron una invitación que define estos aspectos.
   • Asegúrate de saber usar la herramienta. Es importante practicar antes de una reunión en caso de usar nuevas tecnologías.
   • Asegúrate de que la cámara y el micrófono funcionan correctamente. Los organizadores de un evento deben conocer la plataforma y poder ayudar a los demás asistentes si es necesario.
5. Respeta la agenda
   Al liderar una conversación, es importante que se siga la agenda. Si el tiempo destinado a la reunión permite, entonces agregar temas adicionales al final. Si surgen otros temas y el tiempo ha terminado, estos temas se pueden agendar para otro día.
6. Define el curso de la conversación en la agenda
   Una buena agenda define los temas a discutir y quién los expone. Es importante agregar unos minutos al final de cada exposición o discusión para preguntas y respuestas.
7. Asegúrate de que todos participen
   Ofrecer la palabra a todos los asistentes es importante para que la reuniones no sean monólogos, sino diálogos. Las decisiones tomadas serán más ricas si todos participan y contribuyen. El uso de herramientas colaborativas como Miro durante una reunión puede ayudar a que más asistentes se integren y participen sin necesidad de tomar la palabra.

   Miro es la plataforma de pizarra colaborativa online que empodera a los equipos distribuidos para que trabajen juntos de forma eficiente y eficaz.

8. Crear una retroalimentación o resumen luego de cada reunión
   Cada reunión debe finalizar con una listas de acciones a tomar o de decisiones. Es importante anotar estas conclusiones luego de cada reunión. Guardar un histórico de las reuniones realizadas y decisiones tomadas permite a las organizaciones hacer un análisis general de la efectividad de sus reuniones y cambiar sus formatos si es necesario.
9. Grabar las reuniones
   Los equipos asincrónicos graban las reuniones para aquellos en otras zonas horarias. De esta manera, los empleados pueden participar en las conversaciones y contribuir a la retroalimentación.
10. ¡Sonríe!
    Motiva a tus colegas a unirse con las cámaras encendidas y sonríe. Es importante tomar en cuenta el factor humano para crear y mantener buenas relaciones entre los miembros del equipo. Las agendas más difíciles se simplifican con una sonrisa.

    Si es posible, realiza una dinámica divertida al principio o final de la reunión.

    ¡Comparte tus tips con nosotros!

    ¿Cómo organizas reuniones más productivas?