¿Cómo organizar un proceso de inducción exitoso en una empresa remota?

La inducción exitosa de un empleado condiciona positivamente toda su carrera en la empresa y es la causa del éxito o fracaso de muchos profesionales. En empresas total o parcialmente remotas, la inducción juega un papel aún más importante porque el trabajo remoto significa un cambio de paradigma de trabajo. El proceso se puede dividir en tres etapas: 

• Pre-inducción. Es todo el proceso desde el momento en el que el empleado firma el contrato hasta su primer día de trabajo. En las empresas presenciales, este proceso está enfocado en finalizar los aspectos legales de la relación con el empleado. En las empresas remotas, este proceso incluye aspectos legales, pero también puede incluir la provisión al empleado de las tecnologías que le permitan trabajar.

Muchas empresas remotas ofrecen laptops, pantallas y otros equipos como beneficios, pero también pueden ser parte de la política de seguridad porque pueden ser formateados de manera remota, los software instalados son controlados por la empresa remotamente, etc.

• Inducción general a la empresa. El Área de gestión de talentos de la empresa ayuda al empleado a: – entender la cultura de la empresa y su estilo de gestión – entender la misión y visión – asumir los valores de la empresa – entender sus responsabilidades y beneficios – obtener acceso a todas las herramientas necesarias para cumplir con su rol.
• Inducción al departamento y rol. Los líderes inmediatos y colegas de departamento del nuevo empleado le ayudan a: – asumir y entender sus funciones – definir metas inmediatas y a largo plazo indicando el tiempo, recursos, resultado esperado, etc. – aprender a usar las herramientas de trabajo.

Todo el proceso de inducción se enfoca en ayudar al empleado a establecer relaciones productivas con su equipo y todos los miembros de la empresa.

¿Qué diferencia al proceso de inducción remoto del presencial?

1. El proceso remoto es flexible. Debido a las distintas zonas horarias, la inducción debe ajustarse a interrupciones y pausas. Al trabajar remotamente, los horarios de cada miembro son diferentes o flexibles.
2. Los procesos de aprendizaje son más autónomos. El empleado debe aprender los fundamentos de uso de las herramientas y procesos de manera autónoma viendo videos y leyendo la documentación interna de la empresa. Luego de esto, se podrá organizar una reunión para aclarar dudas y proponer mejoras.
3. Las primeras reuniones están más enfocadas en establecer conexiones con colegas, definir las metas a corto plazo y discutir el primer proyecto del empleado. 

Asignar un mentor

Tener un mentor a quien acudir en caso de dudas puede hacer la diferencia para un nuevo empleado que no sabe a quién dirigir sus preguntas. Es importante planear varias reuniones de acompañamiento durante las primeras semanas.

Tip: Durante las primeras semanas, el mentor y el alumno pueden organizar encuentros periódicos cortos para acompañar al empleado.

Enfoque en crear relaciones

La comunicación en las empresas remotas debe ser intencional. Es decir que para crear una conexión emocional entre los empleados, es necesario que estos se preocupen por planear sus encuentros con sus colegas.  El Área de gestión, los mentores y líderes de equipo pueden planear varias reuniones durante las primeras semanas para que el nuevo miembro del equipo conozca a sus colegas y pueda generar una conexión con ellos. Luego de esta primera etapa, el empleado debe sentirse empoderado para invitar a sus colegas a encuentros informales regularmente.

Planear, planear, planear

Es crucial planear el proceso de inducción en detalle. Cada día se deben proponer metas al empleado, planear reuniones, compartir enlaces a artículos y documentación interna de la empresa.

La importancia de documentar. 

Es importante que las empresas remotas desarrollen una documentación interna robusta que permita que un empleado encuentre toda la información que necesita. Los procesos deben estar documentados en todas sus etapas siguiendo metodologías ágiles.

Tip: Usar herramientas como Asana, Monday.com, Jira o Trello para dar seguimiento al proceso del empleado.

Aprendizaje y enfoque en las herramientas

Las tecnologías utilizadas por los empleados remotos son diferentes a las tecnologías de oficina. Es fundamental ayudar a los nuevos empleados a adaptar procesos manuales a las nuevas herramientas y para eso, debemos enfocarnos en aspectos técnicos del uso de cada herramienta.

Tip: Las empresas tecnológicas producen material educativo que puede ser utilizado como parte de los procesos de inducción. Ejemplo: Zendesk Training, Trailhead by Salesforce

Retroalimentación

Es crucial definir el proceso de retroalimentación estableciendo claramente los medios y criterios de evaluación. Cada proyecto debe responder a preguntas específicas, como:

1. ¿Quiénes están involucrados? ¿Quién es el responsable?
2. ¿Cuál es la meta o resultado esperado? ¿Qué métricas se utilizarán para medirlo?
3. ¿Cuáles tecnologías o herramientas se usarán?
4. ¿Cuál es el plazo para completar el proyecto?

Toma en cuenta la experiencia previa del empleado

Para aquellos que no han trabajado remotamente, el proceso de inducción puede extenderse. Es posible que necesiten más tiempo para aprender nuevas herramientas o tengan dificultades adaptándose a la comunicación asincrónica. En ese caso, los líderes de equipo y el Área de gestión de talentos deben estar listos para extender el tiempo de la inducción.

Empoderar desde el primer día

La inducción es el momento perfecto para que un empleado comparta su visión sobre los nuevos procesos que está aprendiendo. Ya que este período está enfocado en aprender y entender los procesos en detalle, es posible que comparta sus experiencias previas e ideas sobre cómo se puede mejorar, qué procesos se pueden automatizar y cuáles procesos son más o menos efectivos.

Retroalimentación del empleado

Cada empleado debe evaluar su proceso de inducción al finalizar. Sus ideas y sugerencias deben ser usadas para mejorar el proceso del próximo empleado. ¿Cuáles prácticas recomiendas para la inducción de empleados remotos? ¡Compártelas con nosotros!